Com a implantação e o funcionamento pleno do sistema 1doc, a plataforma de Comunicação Interna para tarefas, atendimento e gestão documental, a Prefeitura de Imperatriz já conseguiu avanços, dentre os quais, o maior deles que é a economia no uso do papel nas atividades. A meta do Município é reduzir e até zerar o uso de papel nas atividades diárias.

Em levantamento da Secretaria de Administração e Modernização (Seamo), por meio da Superintendência de Tecnologia da Informação, até segunda-feira (05), a Prefeitura já havia ultrapassado a marca de 1 milhão (1.004.723) de documentos que deixaram de ser impressos.

O secretário de Administração e Modernização, Alex Silva, ressaltou a importância da economia da gestão com a impressão de documentos em papel.

“Esse sistema vem sendo importante para otimizar a prestação de serviços tanto aos servidores municipais quanto ao cidadão em geral, é importante também pela transparência. Então a tecnologia vem avançando cada vez mais e a gestão acompanha esses avanços e atende melhor o cidadão conforme determinação do prefeito Assis”, avaliou Alex Silva.

A maior demanda no sistema partiu de servidores municipais que realizaram protocolos de atendimento no departamento de Recursos Humanos. As demandas provenientes do cidadão chegaram a 150 protocolos, número baixo se comparado com o número de pedidos dos servidores, mas isso ocorre por que muita gente, ainda, desconhece ou tem pouca habilidade com a informática e respectivamente dificuldade de acessar o sistema.

O superintendente de TI, Derek Cunha Lima, destacou que vários serviços estão dentro das expectativas, como é o caso do E-SIC, importante canal de atendimento da população em geral sobre alguma informação do Município, que reforça a transparência da gestão. Foram 590 pedidos de informação, sendo que deste total 401 (79,85%)% foram respondidos dentro do prazo.

O sistema tem cadastrado atualmente 1.300 usuários internos, servidores lotados em todas as secretarias para operar o sistema, número que parece ser baixo considerando que o município tem cerca de 10 mil servidores, mas segundo Derek Lima há uma explicação para esta quantidade.

“O sistema até agora tem 1.300 usuários internos (administrativos), mas há situações em que o setor é grande e tem muitos servidores, mas apenas um tem acesso. Isso também é uma forma de controle do acesso ao banco de dados”, justificou. Sobre o total de acessos ao sistema até segunda-feira, foram 158.847.

Breve histórico

A plataforma de Comunicação Interna foi implantado pela gestão municipal por meio do Programa Imperatriz Digital, criado pelo decreto nº 113 de 26 de novembro de 2021. De forma plena, o sistema passou a funcionar em janeiro deste ano.

O sistema permite a produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental e um dos avanços é que o prefeito ou secretário pode receber documentos na forma digital e também assiná-los digitalmente, o que proporciona maior agilidade e redução gradativa de papel na administração pública municipal.