Está em vigor a segunda e decisiva fase de implantação do sistema 1doc, a plataforma de Comunicação Interna, Tarefas, Atendimento e Gestão Documental, adotada pela Prefeitura de Imperatriz. A finalidade do sistema é garantir que documentos e tarefas burocráticas tramitem de forma eficiente e rápida garantindo maior agilidade e transparência aos serviços oferecidos pelo Município aos cidadãos, além de possibilitar economia no uso de papel.

“Este é um sistema de informação que a Prefeitura adotou para diminuir a questão dos papéis, trazendo um custo-beneficio e acesso ao servidor público e a população no geral, e depois de passarmos pela primeira fase estamos implementando a segunda para avançarmos muito mais”, destacou o secretário de Administração e Modernização, Alex Silva.

O titular da Seamo ressaltou que praticamente todas as secretarias já estavam utilizando o sistema. Contudo, ainda faltavam alguns detalhes técnicos que foram providenciados como é o caso de aparelhamento ou falta de treinamento de pessoal.

Alex se reuniu pessoalmente com todos os secretários municipais há uma semana, ocasião em que fez uma apresentação atualizada e reforçou o pedido a cada um deles em prol da implementação otimizada da ferramenta nas respectivas pastas.

O superintendente de Tecnologia da Informação da Seamo, Derek Lima, ressaltou que os primeiros resultados positivos adquiridos com a primeira fase de implantação da plataforma foram mostrados por Alex Silva aos demais secretários. Os números impressionam.

“Foram apresentados os relatórios com a quantidade de usuários, que são 1.234 pessoas cadastradas, com 673 setores”, relatou Derek, acrescentando que até o momento da entrevista a estatística de transparência apontava a geração de forma digital de 76.258 documentos oficiais, economizando cerca de 788.343 impressões.

A implantação da plataforma faz parte do programa Imperatriz Digital criada por meio do decreto nº 113 de 26 de novembro de 2021 que diz no Artigo 1º: “Fica instituído, no âmbito da Administração Pública do Município de Imperatriz/MA o Programa Imperatriz Digital, com vistas à produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental”. Um dos maiores avanços consiste na assinatura digital de documentos e respectivamente na redução gradativa, até zerar, do uso de papel na administração municipal.

Metas da segunda etapa

De acordo com Derek Cunha Lima, para a segunda etapa em vigor desde o início desta semana, cada secretaria precisará cumprir algumas metas, sendo que as principais são as seguintes: usar a plataforma com maior ênfase; determinar o uso interno e não receber e nem responder nada que chegue a pasta em papel, diminuir drasticamente as impressoras, deixando apenas algumas emergenciais e reforçar as vantagens para os cidadãos e fornecedores de usarem o sistema. No caso dos fornecedores, eles precisam protocolar documentos e emitir notas fiscais de licitação.

Derek observou que o servidor público municipal, ao dar entrada em um processo na plataforma, após criar um login e senha, poderá fazê-lo de casa e conseguirá acompanhar todas as etapas e despachos. O gestor de cada secretaria, também, poderá ter acesso a um relatório em tempo real sobre demandas que tramitam referente a referida pasta.

O próximo passo nessa área será a realização de implantação do processo administrativo eletrônico.